Компаніям, які працюють у сфері торгівлі або надання послуг, потрібно постійно купувати товари у постачальників. При цьому необхідно витрачати бюджет тільки на ту продукцію, яка має попит серед цільової аудиторії.
Якщо керівник компанії не бачить реального стану справ у бізнесі, йому складно раціонально витрачати кошти. Правильно планувати та ефективно вести діяльність допоможе облік закупівель. Його зручно реалізувати без зайвих витрат, використовуючи програмне забезпечення від USAP.ONLINE.
Навіщо планувати закупівлі заздалегідь
Багато керівників стикалися з ситуацією, коли найпопулярніший та найдефіцитніший товар потрібен на вчора, тому співпрацювати з постачальником доводиться в авральному режимі. Проте таке не має відбуватися постійно. Якщо у вас увесь час не вистачає потрібної продукції, а деякі позиції лежать на складі довго, це не сприяє успішному бізнесу.
Якщо не реалізувати системний підхід до закупівель і не налагодити цей процес, буде немало негативних наслідків. Так, коли складські запаси не контролюються, не враховуються сезонні або тижневі коливання продажів, торговельна точка може не отримувати прибутку. Коли там постійно не вистачає потрібних товарів, клієнти будуть відвідувати інші магазини.
По-друге, якщо ви несподівано, вже на початку сезону, згадаєте, що вам потрібна, наприклад, продукція до новорічних свят, її доведеться купувати дорожче. Завжди знаходяться умільці, які роблять це заздалегідь, коли ціни ще не зросли. По-третє, в авральному режимі постачальники не встигнуть підготувати хороші пропозиції чи запропонувати альтернативу.
Для чого потрібен облік закупівель на підприємстві
Якщо вести його постійно та завжди враховувати актуальні дані, вийде:
- раціонально витрачати бюджет компанії та купувати тільки те, що необхідно;
- уникнути ситуацій, коли потрібних товарів не вистачає, а інші займають забагато місця або зберігаються надто довго, тому втрачають свої властивості;
- бачити, які позиції купують найактивніше, та вибирати вигідних постачальників;
- планувати подальші стратегії розвитку (наприклад, зробити акцент на продукції, яка має найбільший попит);
- уникнути непорозумінь зі співробітниками та постачальниками.
Записувати всі дані вручну або в Excel, постійно заповняти їх незручно, при цьому завжди є ризик припуститися помилки через неуважність працівника. Тому краще використовувати спеціальне програмне забезпечення від USAP.ONLINE. Це рішення допоможе керівникові контролювати й грамотно вести бізнес.
Які переваги програми в хмарі
Це найпростіший та найзручніший спосіб автоматизувати облік закупівель без зайвих витрат часу й коштів. Програма створена у хмарі, це означає, що інформація, що заноситься до неї, зберігається на віддалених серверах. Вони добре захищені, тому можна не боятися витоку відомостей або злому.
Серед інших переваг USAP.ONLINE:
- функціонал для відстеження прибутку, витрат, складських запасів на кожній торговельній точці;
- можливість відстежувати й контролювати робочий час працівників, нараховувати їм винагороди тощо;
- друк чеків, цінників, етикеток, здійснення продажів як за готівку, так і з банківської картки, оформлення повернень;
- контроль заборгованості;
- формування інвойсів, накладних, іншої документації.
Програма для обліку закупівель у хмарі допоможе контролювати бізнес та відстежувати всі процеси, не витрачаючи багато часу. Вона має широкий функціонал і не потребує складних налаштувань, тому стане вигідним вкладенням в автоматизацію.