Важнейший этап организации бизнес-мероприятий — поиск подходящего помещения. Важно, чтобы все участники конференции/семинара/тренинга чувствовали себя комфортно и могли настроиться на рабочий лад.
Как выбрать конференц-зал?
Чаще всего масштабные бизнес-мероприятия проводятся в крупных деловых городах. Самый популярный вариант — столица. Посмотреть доступные для аренды конференц залы Киева можно при помощи сервиса Renty. Здесь представлены объекты разной вместительности, отличающиеся по уровню оснащенности и цене. Можно подобрать оптимальный вариант с учетом плана бизнес-мероприятия, бюджета.
Первым делом составить список участников. Если на событие планируется приглашать прессу, важно оставить пространство для работы журналистов. В столице удастся найти помещения как до 80, так и до 1000 человек. Лучше, чтобы был небольшой запас по количеству мест. Однако не стоит выбирать самый просторный зал, если не уверены в его заполнении. Это создаст впечатление, что событие прошло не успешно.
Следующий важный момент — оснащение. Во время конференции может потребоваться вывести на экран презентацию или видеоконтент. В этом случае нужны проектор, плазменная панель. Обязательно потребуется флип-чарт во время докладов и выступлений — участники смогут иллюстрировать свои слова, записывать основные тезисы.
Если помещение просторное, не обойтись без микрофонов. Выступающие не должны напрягаться и повышать голос, а слушатели — силиться, чтобы расслышать их.
Учитывайте, в какой сезон проводится событие. Если летом — нужен хороший кондиционер. Зимой следует убедиться, что зал хорошо отапливается. В противном случае не комфортный микроклимат не позволит участникам в полной мере сосредоточиться на теме обсуждения.
Лучше всего проводить бизнес-мероприятия в первой половине дня. Однако часто их приходится смещать на вечер — у участников может быть плотный график. В этом случае важно убедиться в качестве освещение. Оно должно быть достаточно ярким и холодным — в таком случае будет проще настроиться на рабочий лад.
Оформление помещения тоже нужно учитывать. Принимайте во внимание характер бизнес-встречи. Если допускается неформальная обстановка — выбирайте залы с ярким или уютным дизайном. Для обсуждения серьезных вопросов и продуктивного рабочего процесса лучше арендовать помещение в стиле минимализм.