На всіх підприємствах, не залежно від форми власності, дуже важливим питання є введення, обробка, зберігання, архівування первинних документів бухгалтерського обліку. Це найважливіше питання, бо при перевірці органами, що контролюють фінансову діяльність підприємства, господарську операцію можна підтвердити тільки оригінальними первісними документами. Крім того, завдяки документам складається фінансова та податкова звітність. Тому, кожне підприємство повинно знати, які умови необхідно забезпечити та який термін зберігання бухгалтерських документів.
В нашій державі діє «Положення про документальне забезпечення запасів бухгалтерського обліку» № 88 від 24.05.1995р., що затверджено Наказом Міністерства фінансів України, та в якому вказується:
- що таке первинна документація;
- як на підприємстві організовується документообіг;
- як зберігати первинні документи.
В даному Положенні описано про те, що первинні документи можуть бути створенні у письмовій або електронній формі, в якій міститься інформація про господарську операцію.
Господарська операція – це результат діяльності приватного підприємця або підприємства, який впливає на фінансовий результат, зобов’язання, стан майна.
Ведення документообігу на підприємстві визначаться наказом, в якому зазначено строки одержання документів від інших підприємств, термін створення документу, термін його обробки, рух та правило прийняття до обліку.
Всі первинні документи та облікові регістри, які вже занесені в бухгалтерську програму та пройшли повну обробку, повинні бути передані до архіву. Для цього під архів необхідно виділити спеціальне приміщення, яке може забезпечити збереження документів. Документи сурової звітності, як правило, зберігають у шафах.
Порушення підприємством строків зберігання наказується у виді нарахування розміру штрафу, що визначається п.121.1 статті 121 Податкового кодексу України.
Процес вилучення паперових носіїв проводиться згідно з правилами що прописані у законодавчих документах.
Якщо на підприємстві або організації було виявлено зникнення документів, керівництво повинно про це письмово повідомити правоохоронні органи. Крім того, своїм наказом по підприємству керівництво назначає комісію для проведення розслідування причин пропажі або знищення бухгалтерської документації.
До складу комісії, окрім робітників підприємства, включаються представники слідчих органів, органів охорони та пожежного нагляду. Після проведеного розслідування, комісія оформляє та підписує акт. Копії акту надсилаються на адресу усіх державних перевіряючих органів у десяти- денний термін.
У разі закінчення строку зберігання документів, складається акт про їх вилучення, а також про їх знищення. Цій роботі передує робота комісія, що проводить експертизу паперів на їх цінність.
Підготовка наказів по документообігу та контроль за виконання цього питання повністю належить до посадової діяльності головного бухгалтера, або особи яка займається забезпеченням ведення бухгалтерського обліку.
Якщо ви приватний підприємець, або володієте невеликим бізнесом і в вашому штаті відсутні бухгалтери, ви можете звернутися до аутсорсингових компаній і вони поможуть вам вирішити питання документообігу. Для цього необхідно укласти договір та надати всі необхідні документи.
Більше інформації за посиланням - https://norni.com.ua/stvorennia-i-zberihannia-bukhhalterskoi-dokumentatsii/