При планировании любого массового мероприятия требуется учитывать один важный момент – это аренда зала для тренинга Киев. Если правильно подойти к этому вопросу, принять во внимание его габариты и оформление, способность вместить нужное количество людей и создать им необходимый комфорт, тогда любая встреча будет иметь успех.

Организация таких конференц-встреч на первый взгляд кажется простой. На самом деле стоит учитывать много факторов. Первостепенным является местоположение. Расположенный зал в центре столицы – это удобная локация для жителей Украины и для гостей, проживающих в других странах. Удобность транспортной развязки, парковочные места, приближенность к аэропортам и вокзалам – это первое что обязан оценить клиент.

Габариты

После составления списка приглашенных, необходимо переходить к поиску локации. Она должна быть способной вместить всех гостей с комфортом. Если будет вестись предварительная запись, тогда подсчитать число не будет сложным.

Стоит предусмотреть несколько свободных стульев. Это понадобиться при непредвиденных ситуациях, поможет избежать дополнительной суеты. В случае продажи билетов до самого начала торжественного события, следует заранее провести обсуждение по возможностям добавления добавочных кресел или удаления ненужных.

 

Из предложенных вариантов, которые могут вместить от 20 до 300 человек, выбирать стоит подходящий для себя. После подсчета требуемого количества посадочных мест, можно отсеять большие и маленькие конференц-залы. Если в планах немногочисленное собрание, тогда не следует арендовать обширное помещение. Возможность просмотреть каталог вариантов, в которых указано точное число мест, позволит сделать важный выбор.

Дизайн

Если симпозиум организовывается для предоставления серьезной информации для пришедших на него слушателей, тогда конференц-зал обязан иметь непритязательное, официальное оформление. Светлое, просторное помещение, дизайн которого выдержан в мягких, пастельных тонах поможет создать у гостей ощущение уюта, настроит их на нужный лад. Для таких встреч не приветствуется на явность ярких элементов в декоре. Это отвлекает внимание.

Для торжественных мероприятий наоборот следует обратить внимание на стильную, модную локацию с соответствующим освещением. Деловая обстановка, строгий стиль потребуется также для деловых переговоров.

Welcome-зона

Предусмотреть зону регистрации требуется для многочисленных мероприятий, которые обязывают гостей иметь приглашения или заранее купленные билеты. Она располагается у входа. Это придает солидности собранию, показывает пришедшим серьезность организованного события.

Если время конференции выпадает на холодный период года, требуется предусмотреть зону для размещения в ней верхней одежды. После этого приглашенные проходят в фойе. Если оно достаточного размера, тогда там можно разместить баннер с логотипом компании-организатора. Это может стать фото-зоной.

Соответствие по тематике

Выбор конференц-помещения обязан также осуществляться согласно выбранной темы. Концерты, показы мод, на которых планируется принять большое число посетителей, должны проводиться в обширных залах. Размещение людей требуется организовать таким образом, чтобы обеспечить хороший обзор сцены или подиума. Можно выбрать вариант со столиками и удобными креслами.

 

Для деловых встреч желательно выбирать специально оборудованные переговорные. Если столы расставлены в круговую – это позволяет хорошо видеть лица партнеров или спонсоров, реагировать на изменение их мимики во время доклада.

Конференции, лекции, семинары можно размещать в больших просторных помещениях, способных вместить большое число присутствующих. Для корпоративных встреч лучше остановить свой выбор на удобных локациях, имеющих уютные детали интерьера, мягкие диваны, кресла.

Техническое оснащение

Очень частой ошибкой при выбирании подходящих конференц-залов является не подходящее по техническим параметрам помещение. Нужно заранее при бронировании обсудить этот вопрос, провести встречу с техником, который будет присутствовать на собрании.

Стандартный комплект должен включать в себя: проектор или плазму, интерактивную, мультимедийную доску, ручные и радиомикрофоны, стабильный, бесплатный wi-fi. При запросе должно предоставляться арендование дополнительного технического оборудования. Если планируется видеотрансляция, она должна проходить без сбоев.

Также в конференц-зале дополнительно может присутствовать такое оснащение:

  • Кондиционеры, вентиляционные системы, отопительные приборы;
  • Аудио аппаратура, осветительные системы, трибуны, сцены;
  • Посадочные места могут быть оборудованы откидными панелями. На них можно делать записи, конспектировать нужную информацию в тетрадях.

Место под кофе-брейк

Если мероприятие планируется по времени проведения на несколько часов, следует предусмотреть возможность перерывов. В течение них можно пообщаться с другими приглашенными, обсудить интересные моменты доклада, перекусить.

При размещении закусок в самом зале – не рентабельно. Это может отвлечь участников конференции от подаваемой к восприятию информации. Выбирать конференц-зал нужно с отдельным местом для кофе-брейка, делового ланча или фуршета.

Стоит заранее обсудить меню, которое будет согласовываться с бюджетом, побеспокоиться о наличии обслуживающего персонала, столовых приборов, посуды, столов. Все эти услуги можно заказать дополнительно.

Итоги

Правильно выбранная локация – это залог успешного проведения любого мероприятия. Следует заранее встретиться с представителями компании предлагающих аренду залов, обговорить с ними все детали. Стоит посетить и осмотреть предложенный вариант, оценить его преимущества или найти недостатки. Выбор требуется совершать в соответствии со своими предпочтениями, необходимыми факторами, обеспечивающими приятное пребывание в нем гостей.